仕事でわかりやすく説明するための7つのコツ｜話が伝わらないをなくすには？

この記事では『バナナの魅力を100文字で伝えてください誰でも身につく36の伝わる法則』柿内尚文著からわかりやすく伝えるためにすぐに試したいと感じたポイントをまとめました。

耳で聞く読書Amazonオーディブルでも聞くことができるので今回の記事を読んでもっと深掘りしたいという時に使ってみてください。

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わかりやすく伝える技術

伝えるではなく伝わる技術を身につけよう

うまく伝えることができないと悩んでいる人は自分の説明方法が間違っているから相手に伝わらないんだと考えがちですよね。

でも相手にうまく伝えるには、伝えたい相手自身が『自分ゴト』と感じてもらうことで初めて行動してもらうことができます。

自分の伝え方を工夫して相手に納得してもらうという考え方も大切ですが、相手に自分の思いを伝えるには『自分』中心ではなく『相手』にとってその話は受け入れる価値があるのかということを優先して考えることが大切になります。

自分にとってはすごく重要なことでも相手からしてみたら、行動してもしなくてもどちらでもよいということでは、相手の時間を使ってやってもらうことは難しいですよね。

「伝わる人」が実践している前提条件

まず前提として、正しい伝え方をすればどんな話でも伝わるというものではありません。

『伝わっていない』『わかってもらうのは難しい』という前提から始める

話をするときに、この話を理解してもらおうと考えて、伝えても相手によってはうまく伝わらないことも多くありますよね。

そんなときは『あきらめること』が必要です。

いくら説明しても伝わらないない人はどこにでもいるものです。

あなたの貴重な時間も無限にあるわけではないので、少し説明しても箸にも棒にもかからないようなら一度出直して別の戦略で伝えるようにしましょう。

3つの伝わる技術

比較の法則

あなたの話を相手に聞いてもらいやすくするには、伝えたいテーマと相手がイメージしやすいテーマを比較対象して伝える、と相手の頭の中にイメージ湧きやすくなり話を伝わりやすくすることができます。

脳内チューニングの法則

相手と自分の目的を共有しましょう。

事前準備もなく自分の思いを急に伝えても、相手は聞く準備ができておらず、この人は急に来て何を言っているんだろう？と思われてしまいますよ。

まずはこれから話す内容を伝えやすくする為に、これから話をすることの背景を伝えましょう。

背景を伝え先にイメージしてもらえればあなたの話を聞く準備は万端です。

事前情報があるのとないのとでは、伝わり方は全く変わってしまいますよ。

外部力の法則

伝える為の事前準備をし、相手に伝わりやすく比較しながら伝えてもそれでも伝わらないこともあります。

そんなときは、影響力を持つ人の力を借りましょう。

人に頼るなんてカッコ悪いとか、自分ひとりでやらないと意味がないとか思っていても結果がでなければ意味がありませんよね。

変なプライドなんか捨ててしまって、どうすれば目的を達成することができるかということだけに集中しましょう。

外部からの強力を得ながら進めていく中で、少しづつ外部の力が自分の力に変わっていきます。そうなってからひとりでやってみても遅くはありません。

外部の力を借りる中でやってはいけない方法として、ただ外部に丸投げしてしまうということがあります。

相手からふられた仕事をそのまま別の人に投げていては自分の価値はありません。

別の人の力を借りつつも、＋αで自分の付加価値をのせる。

そんなやり方ならこの人に仕事を依頼して良かったと思ってもらえると思います。

伝えるのが面倒な人へわかりやすく伝える４つのポイント

「すぐ否定する人」への対応策

あなたの会社にも人の話を受け入れず否定から入る人はいませんか？

否定から入る人は、少しでも自分を高めようとしてこちらを下げるような言動をとり優位なポジションをとろうとしてきます。

著者は否定してくる人の特徴に『部分否定』があると言われています。

否定する人は相手の話をすべて否定するわけではなく、話の一部を否定する為、対策としては話題を変え否定されている部分的な内容から広い話題に変えることが効果的ということです。

「話が通じない人」への対応策

どんなに話し方を工夫したり、相手の立場に立って伝えてもどうしても伝わらない人とは、無理にコミュニケーションをとらないという選択もあります。

人は自分の理解できる範囲でしか話を理解しません。

そのため、どうしても伝わらないということは起きてしまいますね。

いくら時間や労力をかけても伝わらない相手はいます。

自分がどんなに努力をしても相手に受け取るための器や知識がなければ伝えることができませんよね。

「重箱の隅をつつく人」への対応策

仕事をしていると、業務を進める上ではまったく影響がなく、なんでそんなことを言ってくるんだろうという人がいませんか？

細かいことをグチグチ言ってくる人はあなたに対してマウントを取りたい人です。

私の上司も細かいことを言ってくることがありそれに対して意見をいうと「まあ別にいいんだけど。」と言われてしまい、別にいいなら言わなくてもいいのにと、こちらの気分も悪くなりますしその後の仕事のモチベーションも下がってしまいますね。

重箱の隅をつつく人は自分が相手よりの優位に立ちたいという心理があります。

できることとしてはまずは相手の話を受け入れあまり真剣に受け止めず、自然と受け流せるようになると無駄にイライラしたりすることもなくなるのでおすすめの対処法ですよ。

「話しかけにくい人」への対応策

話をするとすぐに感情的になる人に伝えないといけない場合どうしたらいいのでしょうか？

それは、なぜ相手が感情的になるのか原因を考えてみることが大切です。

・自分の思い通りにならないから

・相手に何度言っても分かってもらえないから

・相手の態度が悪い、気遣いがないから

・ただ機嫌が悪い

などその時の状況によってイライラの原因は違っています。

すぐに感情的になる人へ伝えるときには、相手はなぜこんなにイライラしているのだろうか？と状況を少し離れて客観的にみるようにすると、こちらまで感情的にならずに冷静に対応することができるようになります。

やってはダメな対応方法としては相手に合わせて、こちらも感情的に対応したり、逆にビクビクした態度をとってしまうことです。

すぐに感情的になる人は萎縮してしまった相手を見て相手よりも優位に立ちたいと考えています。

わかりやすく説明する7つのコツ｜まとめ

今回は『バナナの魅力を100文字で伝えてください誰でも身につく36の伝わる法則』から相手に話を伝わりやすくする為の法則３つと話を伝えにくいやっかいな相手への4つの対策を紹介しました。

書籍では他にもすぐにでも使える36の法則を紹介されており、一つづつ実際に試してみるもの面白いですね。

私はAmazonオーディブルで通勤中に耳で学習し、あとからKindleで読み、自分の血肉にしたいものをメモアプリなどにメモし定期的に読み返すようにしています。

どちらも初回は無料期間がありますので、どちらも試してみて自分にあった学習方法を続けてみるのがいいと思います。勉強が無駄になることがないので一度試してみてください。

本を読んでいいなと思える内容に出会えても自分の行動が変わらないと意味がないので、自分なりの勉強の仕方を考え取り組んでみると毎日成長していることを実感できるのでおすすめですね。