こんにちは、kazooです。
部下が指示した仕事をやらない。
思うように部下が成長しない。
部下を持つようになった人でこんな悩みを持っている人も多いのではないでしょうか？
できない部下をできる部下へ成長させるためのポイントをお伝えします。
この記事ではこんな悩みを解決します
- できない部下をどうしたらやる気にすることができるか
- 部下を動かすにはどう指示を出せばいいのか
- できない部下へのイライラが収まらない時はどうしたらいいか
仕事ができない部下への対応方法
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指示した業務をやらない
報告・連絡がない
関係部署との連携が悪い
仕事ができない部下と一口に言っても色々な要因があります。
まずは何が原因で求めている成果を出すことができていないのか見極めることが必要です。
仕事ができない理由をはっきりさせるためにも、日頃からコミュニケーションをとり、些細なことでも話しやすい関係性を作ることが大切ですよね。
あまり人と話すのが好きじゃないという部下もいると思いますが自分に関心を持ってもらえて嫌な気持ちがする人はいません。
部下に媚を売る必要はありませんが、良好な関係性を作るためにもこまめに会話するということを意識してみましょう。
できない部下へやってしまいがちがNG行動
部下の考えを否定から入ってしまう。
私の務める会社でも、上司へ問題内容やこれからやろうとしている内容を話すとまず「それは違う」と否定から話し始める上司がいました。
部下の立場からすると自分の考え方が否定されただけですが、人格が否定されたと感じメンタルがやられてしまったりする場合もあります。
部下が間違った行動をすることは当たり前のことです。
違うことを注意するのではなく、まずは報告してくれたことに感謝をしましょう。
その後にもっとこうすればいい結果になるよ、など否定ではなく改善点として伝えてあげると相手も受け入れる準備ができ、次はこうしようとやる気UPにもつなげることができます。
指導することを諦める
何度説明しても同じ間違えを繰り返す。
頻繁に業務内容をフォローしても期日までに完了していない。
こんなことを繰り返していると教えていることが無駄に感じてしまい、指導することを諦めてしまう人がいます。
これまで様々な問題に取り組み乗り越えてきたからこそ、上司の方も成長し部下を持つことができたと思いますが、指導する立場になると自分にも何も分からなかった時期が合ったということを忘れてしまう人がいます。
部下が何度教えても成果を出せないときには、自分にもそんな時期があったんだということを思い出し根気強く伝えることが大切です。
上司が自分でやってしまう
期日になっても依頼物の提出がないということが続くと自分でやったほうが早いと感じ上司自ら部下の業務をやってしまうことがあると思います。
もちろん経験豊富な上司がやったほうが仕事は早いかもしれませんが、上司の役割は部下の管理が主な業務になります。
それを自分でやってしまうのは、上司としての責務を果たせていないということなので、上司が実務を行うのではなく、どうすれば部下に動いてもらえるようになるのか考えましょう。
部下が使えないと嘆く前に自分の教え方を見直してみる
新しく入ってきた中途社員はなかなか仕事の覚えが悪くて困っているとか、期待した仕事をしてくれないとか不満を聞く機会がありますが、部下へ期待していることや業務内容を正しく伝えられていますか？
部下が仕事ができないという前に指示の仕方に問題がないか見直してみましょう。
自分の常識をもとに伝えていませんか？
指示を出す時にその業界に長くいるからこそ伝わる言葉を無意識に使っていませんか？
上司からしたら分かって当たり前と思っていることも部下の頭の中には「？」が浮かんでいるかも知れません。
指示を出すときにはなるべく専門用語は使わず、誰にでも分かる言葉を使って伝えるようにしましょう。
指示を出すだけで満足していませんか？
仕事内容を部下に伝える際に相手の表情の変化を見ながら話していますか？
よく理解できてない箇所があっても上司が話し続けてしまうと、しっかり理解できていないまま聞き流してしまうことがあります。
相手が少しでも納得できていない表情を見せたら伝え方を変えて相手の腹に落ちるまで伝えてあげましょう。
一度の会話で複数の作業内容を指示していませんか？
何度も指示を出すのは面倒だからと１度の会話の中で複数の業務を指示していませんか？
ミーティングなどまとまった時間を取っている時は複数の指示を出すのは仕方ないですが、
その場合でも一つ指示を出したら相手にメモを取ることなど促し、忘れないようにさせるすることが大切です。
抽象的な表現ではなく、数字を使って具体的に表す
自分の感覚でものを伝える人がいますが、そのやり方はいつも通りでとか、金額は同じくらいでといった抽象的な伝え方をしていませんか？
相手によって受け取り方は様々です。指示を出すときには、
5W1H で、いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)をもれなく具体的に伝えることや数字を使って伝えるようにしましょう。
部下に伝えたかではなく、部下目線で伝わったかを意識する
上司の伝えたいことを伝えるだけで満足していませんか？
指示を出すときには伝えたかではなく、部下に伝わったかということを意識するようにしましょう。
伝えた後に、部下にこれからやることを自分の言葉で話してもらうとお互いの認識の違いやモレに気づけ、あとから思っていたのと違うということになるのを防ぐことができます。
その業務を行うことの理由を伝える
業務の内容だけを伝えようとすると、部下はどんな理由でその仕事をするのか分からず言われたことだけをこなす指示待ち人間になってしまいます。
その業務をすることの背景や求める成果を一緒に伝えることで指示待ちではなく、こうした方が良くなりそうだと自分から考え行動できるようになります。
優先順位を明確にする
やるべき仕事は突然降って湧いて出てきます。指示だけを続けていくと部下はどの業務が重要なのか分からず、言われた順番にやってしまいます。
新しい業務が増えるごとにやる順番も指示することで、いつまでも報告がないということを防ぐことができます。
仕事の丸投げをしない
仕事を依頼したあとは定期的に進捗の確認を上司から取るようにしましょう。
やっている途中でやり方が分からなくなったり、疑問点が出てきても自分から確認することができない人もいます。
いつまでもそのままでは困りますが、初めのうちは上司の方から確認を行うことで間違った方向に進んでしまうのを防ぐことができます。
仕事ができない部下にイライラした時のストレス解消方法
上司からしたら言ったことをやらず報告もしてこない部下を見ていると結果はまだかとイライラしてしまうこともあると思います。
そんな時も感情的にならずに済む方法を紹介します。
自分が仕事を覚えたての頃を思い出す
求める成果をだせていなくても、自分が初めたばかりの頃はどうだったのかを思い出してみましょう。
自分にも同じように仕事のできない時期があったと思い出せば、今は仕方ないという気持ちになりイライラも少しは収まるでしょう。
相手の立場になって考えてみる
部下の立場になって考えてみると、こんな中途半端な指示じゃ何もわからないよとか、どれから手を付けたらいいかわからないよという気持ちになっているかもしれません。
感情的にならずに部下と会話をしてみると、問題の原因が見えてくることがあります。
自分の成長の為と割り切る
伝え方を変えたり、定期的にコミュニケーションを取っていても、それでも仕事ができない部下というのはいると思います。
そんな時でも、今後も仕事を続けていく中でこんなタイプの部下がいたなと振り返られるときがきますので、自分自身の成長の為と割り切り付き合っていくというのも必要です。
まとめ
社会人生活を続けていく中で問題になりやすいのが、人間関係の問題です。
仕事のやり方が分からないというのは、少しづつ仕事を覚えていけば解決しますが、上司・部下や同僚との問題はなかなかスムーズに解決することは難しいです。
どうして相手はこうしてくれないんだろうと考えてしまいがちですが、自分ができることは何があるだろうという意識で部下と接することで相手に期待するのではなく、自分自身の行動で変化を起こすことができます。
まずは自分から動いてみるということを意識していきましょう。
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